Digitale Transformation: Mitarbeiter einbinden

Die Digitalisierung hat tiefgreifende Umwälzungen für das Gesundheitswesen zur Folge. Sie führt zu neuen Prozessen und zur Etablierung völlig neuer Arbeitsweisen. Das gilt auch für Krankenhäuser. Die Erfahrung zeigt, dass solche Veränderungsprozesse nicht funktionieren können, wenn sie nicht von den Mitarbeitern mitgetragen werden. Diese sind jedoch häufig verunsichert oder stehen neuen digitalen Lösungen sogar ablehnend gegenüber. Wie können Mitarbeiter ins Boot geholt und vom Nutzen der digitalen Transformation überzeugt werden?

Wenn Prozesse digitalisiert werden, macht das die Arbeit der Krankenhausmitarbeiter nicht nur effizienter, sie wird auch transparenter. Um diese möglichst gut abbilden zu können, müssen zunächst bestehende Strukturen analysiert und auf ihre Effektivität hin überprüft werden. Das schürt nicht selten Ängste oder ruft Widerstände hervor. Mancher Mitarbeiter könnte befürchten, dass dabei Fehler aufgedeckt werden. Darüber hinaus wird die zunehmende Vernetzung von Gesundheitsakteuren, -einrichtungen und Fachdisziplinen auch zu mehr Kontrolle beitragen, und das nicht nur für die behandelnden Ärzte, sondern auch für den Patienten und seine Angehörigen. Jedoch wird nicht jeder Beteiligte einen Vorteil in mehr Kontrolle und Transparenz sehen.

Bei der Einführung digitaler Anwendungen im Krankenhaus gilt es daher, die Mitarbeiter von deren Vorteilen zu überzeugen. Sie sollten das Gefühl vermittelt bekommen, dass es nicht nur darum geht, die Wirtschaftlichkeit der Klinik zu fördern, sondern vor allem, sie zu entlasten und ihre Arbeit zu ihren Gunsten effizienter zu gestalten. Gute Überzeugungsarbeit funktioniert hierbei nur über eine intensive Einbeziehung der Mitarbeiter.

Wie kann man Mitarbeiter von der Nutzung neuer IT-Anwendungen überzeugen?

Bereits vor der Einführung neuer Lösungen sollten Vertreter der unterschiedlichen Mitarbeitergruppen nach deren Bedürfnissen befragt werden. Das kann beispielsweise über Mitarbeiterbefragungen passieren. So können die Verantwortlichen herausfinden, an welcher Stelle die Umstellung auf digitale Systeme am effektivsten sind, die Benefits am ehesten sichtbar werden und welche Bedenken eventuell aus dem Weg geräumt werden müssen.

• Immer wieder bemängeln Ärzte und Pflegekräfte, dass sie sich nicht ausreichend für den Umgang mit der neuen Technik geschult fühlen. Mangelnde regelmäßige Schulungen für IT-gestützte Arbeitsprozesse können jedoch zu einem echten Hindernis für die Nutzung der IT-Systeme werden. Auch eine zu langsame Umsetzung oder gar das Ignorieren (neuer) ärztliche Anforderungen an die IT schüren Ressentiments. Hinzu kommt, dass die bereits installierte IT häufig als wenig benutzerfreundlich empfunden wird. Wenn sich Mitarbeiter ausreichend auf Veränderungen und sich ändernde Arbeitsprozesse vorbereitet fühlen, werden sie diese auch bereitwilliger mittragen.
• Die Digitalisierung führt immer wieder zu neuen Gesetzesvorgaben und sich ändernden Rahmenbedingungen. Diese müssen klar und verständlich kommuniziert werden. Dazu eignen sich ebenfalls regelmäßig stattfindende Seminare und Workshops, in denen diese erläutert werden.
• Nicht nur die Arbeit der Mitarbeiter wird durch die digitale Transformation transparenter, auch die der Führungsebene. Wer seine Mitarbeiter vom Nutzen neuer Arbeitsstrukturen überzeugen will, muss Zahlen und die eigene Arbeit offenlegen, ehrlich im Umgang mit Fehlern oder anfänglichen Startschwierigkeiten sowie offen für Feedback sein.
• Den Führungskräften kommt bei der digitalen Transformation eine zentrale Rolle zu, denn sie sind es, die die Motivation vorleben, die neuen IT-Systeme zu nutzen. Sie müssen präsent sein und für Fragen, Kritik oder Sorgen ein offenes Ohr haben und konsequent handeln.
• Die digitale Transformation hat auch Auswirkungen auf die Art der Zusammenarbeit in einem Krankenhaus: Sie bringt ehemals getrennt arbeitende Fachbereichen näher zusammen, Sektorengrenzen fallen, Hierarchien werden aufgeweicht und es wird viel stärker in Team gearbeitet – sowohl fachgebietsübergreifend als auch in Bezug auf die einzelnen Berufsgruppen. Das erfordert mehr Abstimmungsarbeit und die Bereitschaft, sich stärker miteinander auseinanderzusetzen. Bei der Umsetzung dieser Veränderungen können besonders die Digital Natives eine Hilfe sein, denn ihnen fällt der Umgang mit digitalen Technologien leichter. Es ist wichtig, in dieser Mitarbeitergruppe die Digital Leader zu identifizieren und zu fördern.

Die digitale Transformation eines Krankenhauses ist ein komplexer Vorgang, der vorbereitet gut und begleitet sein will. Durch die enge Einbindung der Mitarbeiter in diesen Prozess werden diese motiviert, neue IT-Technologien anzuwenden und deren Nutzen für die eigene Arbeit zu erkennen.

Dieser Beitrag erschien zuerst im MARABU / MAGAZIN.