Eine zentrale Archivplattform für 45 Asklepios-Kliniken

Ein Kurzinterview mit dem Projektleiter

Die Digitalisierung der Gesundheitsversorgung wird mit dem kürzlich in Kraft getretenen Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) gerade umfassend gefördert. Die Asklepios Kliniken GmbH & Co. KGaA hat sich dem Thema schon früher angenommen. Die Chancen der Digitalisierung wollte man nutzen, um Mitarbeiter zu entlasten und die Qualität der Gesundheitsversorgung weiter zu verbessern. Ein wesentlicher Punkt ist dabei, benötigte Patienteninformationen schnell und vollständig zur Verfügung zu haben. Dazu wurde ein Rahmenvertrag über die Einführung eines zentralen ECM-Systems in allen rund 45 Asklepios-Kliniken in Deutschland geschlossen. Ziel war es, die Patientenaktenarchive zu digitalisieren und auf einer Plattform zusammenzuführen, so dass diese zentral und einheitlich betrieben werden können. Eine große Aufgabe, die Asklepios der NEXUS / MARABU GmbH mit Ihrem PEGASOS ECM-System anvertraute. Die Lösung hatte sich in den Hamburger Asklepios-Häusern schon seit 2009 erfolgreich bewährt. Rund zwei Jahre nach Projektstart der restlichen Askepios Kliniken Ende 2018 ist es Zeit für ein Zwischenfazit.

Wir sprechen mit Sebastian Prokop, dem Projektleiter seitens der Asklepios Service IT GmbH, über den Projektfortschritt und erste Ergebnisse.

Herr Prokop, Anfang 2019 startete die Einführung des zentralen PEGASOS-Archivs. Was waren die zentralen Projektziele und wie ist man vorgegangen?

Das primäre Ziel bei diesem Vorhaben war, ein zentrales Archivsystem mit mehreren Mandanten für die einzelnen Kliniken zu betreiben und nicht 45 kleine Archivsysteme nebeneinander aufzubauen. Ein Aspekt ist dabei natürlich aus IT-Sicht der deutlich reduzierte Wartungsaufwand. Ein wesentlicher Punkt ist aber auch der zunehmend einrichtungsübergreifende Austausch von Behandlungsinformationen, der für uns mit einem zentralen Archivsystem deutlich einfacher und kostengünstiger zu realisieren ist. Ich denke da nur an die Kommunikation mit dem Medizinischen Dienst über das LE-Portal oder die Anbindung der elektronischen Patientenakte in der Telematikinfrastruktur. Unser erster Schritt war darum die Einrichtung einer zentralen Archiv-Instanz in unserem Hamburger Rechenzentrum. In diesem PEGASOS-System legen wir für jede Asklepios-Klinik, in der PEGASOS als digitales Patientenaktenarchiv eingeführt wird, einen klinikspezifischen Mandanten an. Die Ablage erfolgt dabei pro Mandanten verschlüsselt in einem eigenen physischen Archiv. Ausgenommen sind bisher die Hamburger Asklepios-Kliniken, die bereits seit 2009 mit einer eigenen PEGASOS-Archivinstanz arbeiten.

Bei der Einführung des digitalen Patientenaktenarchivs in den einzelnen Häusern setzt Asklepios auf das sogenannte Blueprint-Konzept. Können Sie uns kurz erläutern was dahintersteckt?

Ganz allgemein heißt das, dass wir anhand von drei Pilotkliniken eine Art Master-Schablone erarbeitet haben. Diese beleuchtet im Grunde alle Themen, die ein Projektleiter am Anfang berücksichtigen und im Verlauf des Projekts klären muss, um ein IT-System neu einzuführen und zu installieren. Das reicht von der technischen Umsetzung über das Berechtigungskonzept bis hin zum Scan-Prozess der Papierakten in PDF-Dokumente, was gemeinsam mit dem DMI umgesetzt wurde. Es wird also versucht, einmal vorab im Pilotprojekt alle Aspekte zu betrachten und abzuklären, um dann in den Folgeprojekten – im besten Fall – nur noch den erarbeiteten Standard umzusetzen. Das hat in Bezug auf die PEGASOS-Einführung sehr gut funktioniert und wir konnten dadurch im Rolloutprojekt enorm viel Zeit sparen und Einzeldiskussionen präventiv entgegenwirken. Dieses Vorgehen kommt insbesondere unseren Kunden mit Blick auf das Rollout-Tempo zu Gute.

Können Sie da noch mal näher drauf eingehen. Wie lange dauert denn die Einführung des PEGASOS Digitalarchives in einer neuen Klinik? Und bei welchen Punkten hat der Blueprint größeren Diskussionsbedarf erspart?

Gemeinsam mit unserem MARABU-Projektleiter erreichten wir von Beginn an wirklich ein wahnsinnig schnelles Rollout-Tempo. Vom Kickoff bis zum GoLive vergehen in der Regel vier bis sechs Monate. Das ist abhängig von eventuellen Archivmigrationen, Scanprozessen und Systemintegrationen. Wenn wir uns einmal den kompletten Rollout-Plan für die Häuser anschauen, laufen im Schnitt drei bis fünf Häuser parallel. Im Endeffekt nehmen wir dadurch durchschnittlich ein neues Klinikarchiv pro Monat in Betrieb. Wenn wir jedes Archivprojekt in den Kliniken einzeln umsetzen müssten, bräuchten wir geschätzt drei- bis viermal so viel Zeit. Den größten Diskussionsbedarf hätte es erfahrungsgemäß zu den Themen Betriebsvereinbarung und Datenschutzkonzept gegeben. Dadurch, dass wir beides im Rahmen des Blueprints schon auf Konzernebene behandelt und dokumentiert hatten, gab es dazu in den einzelnen Häusern kaum noch Nachfragen.

Die umfangreiche Vorarbeit hat sich wirklich gelohnt und wir mussten unseren Rollout-Plan bisher nur wenig nachjustieren. Bis Ende 2022 sollen alle Asklepios-Kliniken mit dem digitalen Archiv arbeiten können. Aus Sicht der Geschäftsführung ist die Einführung des PEGASOS ECM-Systems eines der Projekte im Konzern, das von der Geschwindigkeit und Verlässlichkeit mit am besten funktioniert. Das liegt neben dem Blueprint aber auch an der guten Zusammenarbeit mit dem DMI und dem MARABU-Projektleiter. Und mit Zusammenarbeit meine ich, dass man mit Blick auf den Gesamtkontext auch mal Kompromisse eingeht und sich gegenseitig unterstützt. Das hat bisher wirklich sehr gut funktioniert.

Das ist doch ein schönes Schlusswort für unser Kurzinterview, Herr Prokop. Ich danke Ihnen sehr für diesen ersten Einblick und freue mich schon auf den ausführlichen Projektbericht, den wir in Kürze veröffentlichen werden.

Bildquelle: Asklepios Harzklinik Clausthal-Zellerfelde [Link: https://www.asklepios.com/clausthal-zellerfeld/]