Einstieg in die digitale Rechnungsbearbeitung

Was verstehen Sie unter einer "digitalen Rechnungsverarbeitung"? Vielleicht die Digitalisierung und Ablage von Eingangsrechnungen? Oder gehört doch mehr dazu? Auch die E-Rechnungsverordnung und das XRechnungsformat werfen viele Fragen auf. In unserem nächsten Webinar beantworten wir die wichtigsten Fragen zum Einstieg in die digitale Rechnungsbearbeitung sowie zum Empfang- und Versand des neuen XRechnungsformates.

Wer heutzutage noch Rechnungen per Brief empfängt – oder gar per E-Mail erhaltene Rechnungen ausdruckt – und diese von Hand prüfen, freigeben, buchen und bezahlen muss, der merkt es schnell. Dieser Prozess funktioniert zwar aber er ist langsam, intransparent und teuer. Wenn wir ehrlich sind, gefällt den meisten das schon lange nicht mehr. Spätestens wenn ein Kreditor nach der Bezahlung seiner Rechnung gefragt hat und nirgendwo nachgeschaut werden konnte, wer die Rechnung noch nicht weitergegeben hat, spätestens dann wünschte man sich einen aussagekräftigen Prozess. Aktuell, da uns das Corona-Virus ins Homeoffice zwingt, kommt die papierbasierte Rechnungsbearbeitung mit einem Freigabeworkflow per Umlaufmappe sogar ganz zum Erliegen.

XRechnung im Rahmen öffentlicher Aufträge bald Pflicht

Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet sowohl wirtschaftliche als auch qualitative Vorteile und aus diesem Grund wird Sie vom Gesetzgeber forciert. So ist die elektronische Rechnungsstellung ab dem 27. November 2020 gegenüber öffentlichen Auftraggebern ab einem Rechnungswert über 1000 Euro verpflichtend. Das XRechnungs-Format wurde dafür als Datenstandard festgelegt. Im Umkehrschluss heißt das für öffentliche Auftraggeber – also auch für viele Krankenhäuser –, dass sie das neue strukturierte Rechnungsformat annehmen und weiterverarbeiten müssen. Die E-Rechnung ist auf dem Vormarsch und selbst Unternehmen, die nicht durch die E-Rechnungsverordnung dazu gezwungen sind, sollten die Chancen des elektronischen Rechnungsverkehrs für sich nutzen.

Im Gesundheitswesen werden Rechnungen meist noch klassisch in Papierform oder als PDF-Datei verschickt. Für die elektronische Bearbeitung müssen diese in einem aufwendigen technischen Verfahren gescannt und per Volltextindexierung (OCR) erschlossen werden. Mit dem Empfang der XRechnung ist dies nicht mehr notwendig. E-Rechnungen können automatisch aus verschiedenen Übertragungswegen (E-Mail, Portal, etc.) in ein ECM-System übernommen werden. Aus dem strukturierten XML-Datensatz können die Rechnungsdaten direkt ausgelesen werden, was eine automatisierte Klassifizierung und Datenprüfung ermöglicht. Auch der Rechnungsausgang kann durch den Einsatz der XRechnung deutlich effizienter und vor allem ressourcenschonender gestaltet werden.

Echte Mehrwerte durch digitale Rechnungsbearbeitung

In der elektronischen Verarbeitung gehen Rechnungen nicht mehr verloren und Skonti können besser genutzt werden. Durchlaufzeiten reduzieren sich drastisch bei gleichzeitig steigender Qualität und Transparenz. Studien als auch Kunden berichten von Durchlaufzeiten, die bei 2-7 Minuten pro Rechnung liegen. Insgesamt können so 60 bis 80 Prozent der Kosten im Vergleich zum papierbasierten Prozess eingespart werden. Mit der verpflichtenden E-Rechnung in öffentlichen Einrichtungen wird ihre Verbreitung auch in anderen Unternehmen weiter zunehmen. Die direkte elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungen wird so immer lukrativer.

Die Bearbeitung einer Rechnung erfolgt in vielen elektronischen Einzelschritten, die von unterschiedlichen Personen und Abteilungen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens durchgeführt werden. Diese Prozesse managt das ECM-System PEGASOS. Es koordiniert, verwaltet, archiviert und macht den gesamten Rechnungsbearbeitungsprozess transparent und nachvollziehbar. Doch kein Unternehmen, kein Krankenhaus, ist wie das andere. Darum können mit PEGASOS auch die individuellen Bedürfnisse und Besonderheiten abgebildet werden - genau das ist die Stärke von PEGASOS. Lassen Sie uns zusammenkommen, vor Ort oder per Videokonferenz und eine Roadmap entwickeln, wann und wie Sie Ihren Rechnungseingang – vom Eingang der Rechnung bis zum Buchen – digitalisieren wollen.