Kommunikation mit dem Medizinischen Dienst – ab 1.1.2021 nur noch digital

Das neue MDK-Reformgesetz brachte Anfang 2020 einige Veränderungen mit sich. So soll unter anderem ab 1.1.2021 die Kommunikation zwischen Leistungserbringern und Medizinischen Diensten vollständig digital erfolgen. Eine große Umstellung für viele Krankenhäuser, die eventuell auch Anpassungen an den IT-Systemen und Verfahrensabläufen erfordert. Wie kann der Prozess zukünftig sicher und vielleicht auch einfacher gestaltet werden, um das Fachpersonal zu entlasten?

Denn wenn wir ehrlich sind, erfordert die Bearbeitung der MD-Prüfvorgänge bereits heute oft mehr Ressourcen als die Krankenhäuser zur Verfügung haben. Für das Jahr 2020 wurde die Prüfquote auf 12,5 Prozent festgesetzt. Bei einem Krankenhaus mit durchschnittlich 20.000 Fällen pro Jahr entspricht das 2.500 Prüfvorgängen. Wie lange brauchen Ihre Mitarbeiter für die Bearbeitung einer MD-Prüfanzeige? Eine Befragung im Auftrag der Deutschen Krankenhausgesellschaft ergab einen Zeitaufwand von einer bis vier Stunden – je nach Größe der Klinik und Prüfverfahren. Für schriftliche Prüfungen, bei denen Akten eingereicht werden müssen, wurden ungefähr drei Stunden benötigt. Mit 2.500 Prüfanzeigen im Jahr wären also rund vier Mitarbeiter Vollzeit beschäftigt. Haben Sie die im Haus? Und was ist, wenn Sie ab 1.1.2021 die Prüfanzeigen des MD digital abrufen und alle Unterlagen digital bereitstellen müssen? Haben Sie noch zusätzliche Mitarbeiter, um den Mehraufwand von mindestens 30 Minuten pro Fall abdecken zu können? Vielleicht ist es jetzt aber auch ein guter Zeitpunkt, auf digitale Prozessunterstützung umzustellen und Ihr Fachpersonal von zeitfressenden Fleiß- und Routineaufgaben zu entlasten.

Herausforderungen in der MD-Kommunikation

Die beiden größten Herausforderungen aus Sicht der Mitarbeiter sind in der Regel die Zusammenstellung der erforderlichen Dokumente sowie deren Austausch mit dem Medizinischen Dienst. Dem ersten Punkt begegnet man am effektivsten mit einer digitalen Patientenakte, die sofort nach Entlassung des Patienten gescannt und, wo möglich, bereits während der Behandlung elektronisch gefüllt wurde. Für Punkt zwei stellt momentan die MDK-IT, der IT-Dienstleiter der Medizinischen Dienste, ein bundesweit einheitliches Portal für die Leistungserbringer (LE-Portal) zur Verfügung. Doch ist dieses nicht in die Krankenhaus-IT integriert und daher mit hohem manuellen Aufwand verbunden. Allerdings wird eine Schnittstelle bereitgestellt, über die eine Integration und Prozessautomatisierung erfolgen kann.

Digitaler Austausch mit Hilfe des PEGASOS MD-Cube

In enger Abstimmung mit der MDK-IT hat NEXUS / MARABU auf Basis seines PEGASOS ECM-Systems den MD-Cube entwickelt. Er verbindet die Krankenhaus-IT mit dem LE-Portal, ruft automatisiert neue Daten und Dokumente ab, erstellt Aufgaben und unterstützt Ihre Mitarbeiter in der weiteren Bearbeitung. Zeitaufwendige Routinearbeiten entfallen und Sie erhalten neue Funktionen für eine bessere Fristen- und Statuskontrolle an die Hand. Als stand alone System ist der MD-Cube an kein bestimmtes Krankenhausinformations- oder Archivsystem gebunden. Die Anbindung an KIS oder Abrechnungs- und Reklamationsmanagement-Tools ermöglicht jedoch eine weitergehende Verfahrensunterstützung und Automatisierung. Die revisionssichere Archivierung, Prozessdokumentation und Löschfunktion sorgen für die nötige Rechts- und Datenschutzkonformität.

MD-Aktenextrakt auf Knopfdruck mit der PEGASOS Patientenakte

In Sachen Dokumentenzusammenstellung kann die digitale PEGASOS Patientenakte spürbar entlasten. Nicht nur, dass alle Dokumente zum Behandlungsfall zeitnah digital vorliegen, einfach durchsucht und ausgewählte Informationen in einem MD-Aktenextrakt gespeichert werden können. Darüber hinaus kann der MD-Aktenextrakt auch automatisiert erstellt werden. Die zuständigen Medizincontroller müssen den Extrakt dann lediglich nochmal prüfen und gegebenenfalls manuell nachjustieren. Der MD-Fallordner sowie die Funktionen des MD-Cubes sind vollständig in der PEGASOS Patientenakte integriert, so dass alle notwendigen Informationen und Funktionen in einer Oberfläche verfügbar sind.