Neue GoBD berücksichtigen Digitalisierung

Das Bundesfinanzministerium hat die GoBD grundlegend überarbeitet und an die heutigen digitalen Geschäftsprozesse angepasst. Die neuen Regelungen bieten mehr Flexibilität in Form von mobilem Scannen, der Digitalisierung im Ausland oder Aufbewahrung in der Cloud. Wir haben die wichtigsten Neuerungen bezüglich der elektronischen Aufbewahrung in einem DMS-System zusammengefasst.

Mit einem Schreiben vom 28.11.2019 hat das Bundesministerium die GoBD – „die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – grundlegend überarbeitet. Die Neufassung ersetzt die 2014 veröffentlichte Erstfassung der GoBD und gilt seit dem 01.01.2020.

Seit der Erstveröffentlichung der GoBD ist die Digitalisierung weiter vorangeschritten und digitale Geschäftsprozesse haben sich etabliert und verändert. Die Neufassung berücksichtigt die heutigen technischen Gegebenheiten, beseitigt Unklarheiten und ermöglicht Rechtssicherheit. Dabei gelten natürlich die Grundprinzipien der ordnungsgemäßen Aufbewahrung der steuerrelevanten Unterlagen weiterhin uneingeschränkt. Diese müssen vollständig, richtig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Die neuen Regelungen ermöglichen dabei teilweise Erleichterungen und mehr Flexibilität.

DIE WICHTIGSTEN NEUERUNGEN

• Das mobile Scannen – also das Fotografieren von Belegen mit mobilen Endgeräten wie dem Smartphone wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt und ist damit erlaubt.
• Die bildliche Erfassung von Papierbelegen mit mobilen Endgeräten ist auch im Ausland zugelassen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden. Dies gilt beispielsweise bei Belegen, die im Rahmen einer Dienstreise im Ausland angefallen sind.
• Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig. Dafür muss eine Genehmigung zur Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland vorliegen.
• Die Aufbewahrung eines konvertierten Dokuments ist ausreichend und die Aufbewahrung des Originalbelegs nicht mehr notwendig unter den folgenden Voraussetzungen:
  • Keine bildliche oder inhaltliche Veränderung
  • Erhaltung aller steuerrelevanten Informationen bei der Konvertierung
  • Ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation
  • Uneingeschränkte maschinelle Auswertbarkeit und Datenzugriff durch Finanzbehörde
• Aufbewahrungspflichtige Dokumente dürfen nun explizit auch in Cloud-Systemen archiviert werden.
• Änderungen an einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein. Das bedeutet, alte Versionsstände der Verfahrensdokumentation müssen während der Aufbewahrungsfrist von Dokumenten ebenfalls aufbewahrt werden. Für die Nachvollziehbarkeit ist einer Versionierung ausreichend.

AKTUALISIERTE MUSTER-VERFAHRENSDOKUMENTATION

Infolge der Neufassung der GoBD hat die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) zusammen mit dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen veröffentlicht. In der aktualisierten Muster-Verfahrensdokumentation werden u.a. die einzelnen Verfahrensschritte der Belegbearbeitung vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung gezeigt. Außerdem gibt das Dokument Hilfestellung zur Anleitung der Mitarbeiter und zu den Anforderungen an die verwendete Hard- sowie Software.