Wie kann die digitale Transformation gelingen?

Die „digitale Transformation“ ist in aller Munde. Doch wie kann dieser in neuen digitalen Technologien begründete Veränderungsprozess insbesondere im Krankenhaus gelingen? Welche Herangehensweise ist sinnvoll und worin bestehen die Herausforderungen? Jens Schulze, Leiter der Informationstechnologie am Klinikum Leverkusen. In diesem Gastbeitrag hat er seine Erfahrungen zur erfolgreichen digitalen Transformation im Krankenhaus zusammengefasst.

Die digitale Transformation im Krankenhaus, im Gesundheitswesen wie in allen Unternehmen setzt erfahrungsgemäß einen tiefgreifenden Kulturwandel in allen Ebenen, Strukturen sowie Prozessen eines Unternehmens voraus. Erst über diesen allumfänglichen Kulturwandel und den damit zwangsläufig verbundenen Änderungen der bisherigen Gewohnheiten, Regelungen, Anweisungen, inoffiziellen „Gepflogenheiten“ gelangt man zur erforderlichen Prozessveränderung. Der Fokus sollte dabei nicht auf der Umsetzung der neuen Technologien liegen. Wichtiger sind die Vermittlung von Verständnis und Akzeptanz für die notwendige Prozessänderung. Das kann durch die Formulierung einer Vision und der Förderung von Kreativität, Offenheit, einer neuen Fehlerkultur und dem Abbau von Hierarchiestufen erreicht werden.

Herausforderung: Akzeptanz schaffen und Altbewährtes loslassen

Die Vermittlung von Akzeptanz und Verständnis für  die notwendige Prozessänderung ist Führungsaufgabe  und muss von allen Führungskräften im Unternehmen dauerhaft aktiv begleitet werden. In alten Prozessen und Denkmustern leben (z.B. mit papierbasierten Patientenakten arbeiten), aber darin neueste Technologien nutzen wollen (z.B. mit Tablets dokumentieren), das funktioniert nicht. Der Mensch ist neugierig und begeistert von neuen Prozessen und Technologien. Was Digitalisierung bzw. digitale Transformation blockiert, ist das Altbewährte nicht loslassen können. Aus Angst vor Verlust versucht man Altbewährtes mit dem Neuen zu verheiraten und dies lässt erfolgreiche Unternehmensentwicklungen scheitern.

Mehr als der Einsatz neuer Technologien

Digitale Transformation ist kein reines IT-Thema. Eine Softwareeinführung zur elektronischen Dokumentation ist demnach keine Digitalisierung bzw. digitale Transformation, auch wenn das in vielen Unternehmen so verstanden wird. Bei der digitalen Transformation geht es nicht um den Einsatz neuer Software, Hardware, Technologien oder darum, eine Facebook-Seite einzurichten, sondern es geht vielmehr um neue Kommunikationswege, sowohl innerhalb eines Unternehmens als auch nach außen über Unternehmensgrenzen hinweg, um Prozesse und deren Vernetzung. Digitale Transformation ist die horizontale und vertikale Vernetzung:

• Horizontale Vernetzung betrifft die Prozesse, Schnittstellen und Technologien zwischen mehreren z.B. Unternehmen oder Systemen.
• Vertikale Vernetzung betrifft die Prozesse, Schnittstellen und Technologien in einem z.B. Unternehmen oder System.

Kulturwandel durch Vision und neue Kommunikationsmethoden

Der erste initiale Schritt in Richtung digitale Transformation/ Digitalisierung ist die Erkenntnis und das Bekenntnis im Unternehmen zum Kulturwandel. Daraufhin folgt im Rahmen des Kulturwandels die Ausarbeitung einer Mission, Vision und Strategie für das Unternehmen, die anschließend für alle Mitarbeiter/innen im Unternehmen als Leitplanken fungieren. Gleichzeitig gilt es, Werte für das Unternehmen zu schaffen, die eine Grundlage des zukünftigen Handelns bilden. Die erfolgreiche Durchdringung und das gemeinsame Verständnis der neuen Mission, Vision, Strategie und Werte im gesamten Unternehmen sind dabei nur durch kontinuierliche Kommunikation im Dialog, über moderne Kommunikationsmethoden und -werkzeuge möglich.
Diesem angestoßenen Kulturwandel muss man regelmäßig Raum im Unternehmen geben und über Workshops mit allen Mitarbeiter/innen des Unternehmens weiterentwickeln und zugleich vertiefen. Hierbei sind Hierarchiestufen des Unternehmens abzubauen, so dass jeder mit jedem in den Dialog zum gemeinsamen Verständnis kommt. Das bedeutet auch, dass die Workshops aus allen Unternehmensbereichen und Hierarchiestufen gemischt zusammengesetzt werden müssen. Ansonsten scheitert im Unternehmen die vertikale Vernetzung der verschiedenen Hierarchiestufen und jede Hierarchiestufe entwickelt eine eigene Blickrichtung.

Offenheit, Ideenmanagement und eine neue Fehlerkultur

Durch diese regelmäßigen Workshops und Veranstaltungen zum Kulturwandel sollen bei allen Kolleginnen und Kollegen im Unternehmen die Kreativität (auch das Ausprobieren und Verwerfen) jedes Einzelnen geweckt und das agile Zusammenarbeiten angestoßen werden. Ebenso müssen in dieser Phase des Unternehmenswandels das Ideenmanagement als auch das Fehlermanagement im Unternehmen komplett anders als bisher gedacht und gelebt werden! Ideen müssen an Bedeutung erlangen, transparent gemacht und bearbeitet werden. Auch eine offene Fehlerkultur muss im Unternehmen Einzug halten, d.h. Fehler zulassen, diese nicht bestrafen, über Fehler offen reden und daraus lernen. So vermeidet man Stillstand bzw. Rückentwicklung und generiert für das Unternehmen einen kontinuierlichen Entwicklungsprozess. Mit diesem Kulturwandel im Unternehmen verändert sich automatisch die Personalentwicklung. Zudem bekommt die Bildung und persönliche Entwicklung jedes Einzelnen im Unternehmen einen anderen Stellenwert und wird Teil des Kulturwandels.

Digitale Transformation ist Mannschaftleistung

Aus all diesen Maßnahmen resultieren die erforderlichen Prozessänderungen im Unternehmen, die oftmals nur noch mit IT-Unterstützung und mit (Teil-)Automatisierung umsetzbar sind. Bisher gelebte Prozesse werden hinterfragt und aufgrund des gemeinsamen Verständnisses um digitale Transformation/ Digitalisierung gemeinsam geändert. Diese Transformationsprozesse benötigen zur Akzeptanz einerseits Transparenz und andererseits regelmäßige bidirektionale Kommunikation (zur Erläuterung des Nutzens). Die Teilhabe der Mitarbeiter ist dabei keine Frage des Alters, sondern der persönlichen Offenheit. Selbst die beste IT-Unterstützung und Prozessautomatisierung nützt nichts, wenn die Kolleginnen und Kollegen diese nicht nutzen wollen, dann scheitert die digitale Transformation. Wie eingangs erwähnt ist es Aufgabe der Führungskräfte, Akzeptanz und Verständnis für Veränderungen zu vermitteln und diese aktiv zu begleiten. Denn digitale Transformation ist eine Mannschaftsleistung aller Kolleginnen und Kollegen des gesamten Unternehmens und kann nur erreicht werden, wenn man es schafft, seine Vision zu vermitteln und alle Mitarbeiter/innen mitzunehmen. Mit dem vollzogenen Kulturwandel wird das Unternehmen auch anders mit Kooperationen umgehen, eine neue Außendarstellung erlangen und ein bisher unbekanntes Ökosystem um sich herum aufbauen.