Dokumentenlenkung

Wie in allen Organisationen entsteht auch in Gesundheitseinrichtungen stetig neues Wissen, welches die vorherigen Wissensbestände ergänzt oder ablöst. Hunderte bis tausende Regelungen müssen immer auf dem aktuellsten Stand sein. Dazu zählen fachliche Vorgaben, zum Beispiel in der Pflege oder dem Gerätehandling, genauso wie organisationsbezogene Kenntnisse, wie Verfahrensanweisungen und Prozessbeschreibungen. Dieses Wissen zusammenzuführen und verfügbar zu machen, ist Kern jedes unternehmerischen Erfolgs.

Mit NEXUS / CURATOR optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe, entlasten so Ihre Mitarbeiter und sparen dabei auch noch Kosten ein. Darüber hinaus unterstützt Sie NEXUS / CURATOR bei der normgerechten Lenkung und Verwaltung der QM-Dokumentation nach DIN EN ISO 9001 und vielen weiteren Belangen.

Unabhängiges Informationsportal

NEXUS / CURATOR ist ein webbasiertes Portal, welches ermöglicht Dokumente zu suchen und aufzufinden, diese zu erstellen oder freizugeben. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit unabhängig von Ort und Zeit alle relevanten Information schnell und unkompliziert in ihrer aktuellsten Version einzusehen. Durch eine übersichtliche und an Ihre Einrichtung angepasste Baumstruktur oder durch die vollindexierte Suchfunktion mit verschiedenen Filtermöglichkeiten (z.B. Berufsgruppenfilter) ist ein schnelles Finden der gewünschten Information garantiert.

In NEXUS / CURATOR können Mitarbeiter neue Dokumente direkt aus dem System über definierte Vorlagen in Word oder Excel erstellen. Diese werden in der Dokumentenlenkung gespeichert und mit einer automatisch generierten Kopf- und Fußzeile in ein PDF umgewandelt.

Jedes Dokument kann an beliebig vielen Stellen verknüpft werden, sodass jedes Dokument nur einmal innerhalb der Organisation aufzufinden ist.

Freigabeprozesse

Nach einem Vorschlag durchlaufen jene Dokumente den dafür vorgesehenen frei definierbaren, mehrstufigen Genehmigungsworkflow. Alle Mitarbeitenden, die diese Dokumente absegnen dürfen, werden mittels einer Aufgabe und per Mail informiert, dass ein neues Dokument zur Prüfung vorliegt. Nach Freigabe durch eine Person durchläuft das Dokument weitere Schritte im Workflow, bis es durch die letzte Freigabe in der neuesten Version veröffentlich wird. Im Freigabeprozess können sich Mitarbeitende außerdem durch die integrierte Differenzanzeige Unterschiede zu der Vorgängerversion anzeigen lassen, um eine schnelle Genehmigung zu gewährleisten.

Bei Überarbeitung und Veröffentlichung neuer Versionen werden Vorgängerversionen automatisch gespeichert und mit besonders geschützten Zugriffsrechten versehen. Optional kann eine Übergabe der Dokumente und Dokumentenhistorie an ein nachgelagertes Archiv zur revisionssicheren Archivierung erfolgen.

Lesebestätigungen und Abonnements

Nach der Freigabe werden die Dokumente in ihrer aktuellsten Version publiziert und können über die Baumstruktur, die direkte Eingabe der Dokumentennummer, durch die Volltextsuche, Favoritenlisten oder Abonnements schnell und unkompliziert aufgefunden werden.

Es können Lesebestätigungen für bestimmte Dokumente (z.B. Verfahrensanweisungen) gefordert werden, sodass schnell nachvollziehbar ist ob Mitarbeiter das Dokument zur Kenntnis genommen haben und zu welchem Zeitpunkt nach welchem Standard gearbeitet wurde.

Maßnahmenmanagement

Das in NEXUS / CURATOR bereits voll integrierte Maßnahmenmanagement ermöglicht Ihnen Aufgaben zu jedem Dokument zu erstellen und an die Verantwortlichen zu verteilen. Hierzu kann in der Maßnahme neben der Beschreibung der Aufgabe ein Verantwortlicher und Koordinator sowie eine Frist festgelegt werden.

Die automatische Erinnerungsfunktion meldet dem jeweiligen Verantwortlichen ablaufende oder zu aktualisierende Dokumente, anstehende Aufgaben und auch Kommentare zu Dokumenten. Ebenso werden alle betroffenen Mitarbeiter automatisch über neue freigegebene Dokumente informiert. Mit personalisierten Wiedervorlagelisten kann sich jeder Mitarbeiter individuell an seine Aufgaben erinnern lassen und so stets den Überblick behalten. Einarbeitungsnachweise haben Sie mittels elektronischer Lesebestätigung im Griff. Alle Erinnerungen und Aufgaben werden an die Verantwortlichen zusätzlich per E-Mail gesendet.

Funktionen

Vollständig webbasierte und mandantenfähige Software (on Premises oder als Cloud-Lösung)
Automatische Versionierung und Historisierung inklusive eindeutiger Kennzeichnung
Indexierte Volltextsuche für HTML-Inhalte und MS-Office-Anhang-Dokumente
Neuanlage von Dokumenten über Vorlagen und direkte Überarbeitung (Word- / Exceldateien)
Automatische Wandlung in PDF und HTML
Automatische Kopf- und Fußzeilengenerierung

Aufgaben- und Eskalationsmanagement mit E-Mail-Anbindung und Aufgaben- und Übersichtslisten inklusive Erinnerungsfunktion
umfassende Benutzer- und Berechtigungsverwaltung inklusive Leserechtseinschränkungen und Stellvertreterregelung
Verteilung von Handlungsdokumenten und elektronische Lesebestätigung
Auswertungen und Reports
Frei definierbare Prüfungs- und Freigabeworkflows inklusive Versionsvergleich
Erweiterbar um weitere Module: Intranet, Risikomanagement, Auditmanagement, Prozessdarstellung, ISMS, uvm.

Weitere Informationen

Downloads

Weitere Informationen finden Sie in unserer Broschüre

2023-Broschüre_NEXUS-Mini QM IF.pdf 5,7 MiB

Wenn Sie die Möglichkeiten und Vorteile von
NEXUS / CURATOR gerne in einer kostenlosen und unverbindlichen Online-Live-Demo kennenlernen möchten, kontaktieren Sie uns gerne.

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Claus Virus
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